Сређивање архивске грађе и регистратурског материјала у архивском депоу Телеком Србије а. д. Београд у Новом Саду

АУТОРКА: Станислава Блажевић

Апстракт: У зависности од делатности, величине и комплексности рада саме регистратуре, рад на сређивању архивске грађе и регистратурског материјала уме да буде изузетно сложен и пун изазова. У овом раду је приказан процес сређивања 2.757 метара архивске грађе и регистратурског материјала Телеком Србије а. д. Београд који се налазио у централном архивском депоу у Новом Саду и у пословницама широм Војводине.

Кључне речи: делатност, корпоративно управљање, пословни корисници, приватни корисници, електронска архивска књига

Увод

Телеком Србија а. д. Београд је модерна, у потпуности домаћа телекомуникациона компанија која више од двадесет година има улогу лидера у области фиксне и мобилне телефоније, интернета и мултимедија, како у земљи тако и у региону.

Компанија Телеком Србија а. д. Београд од свог оснивања 1997. године, поред тога што савесно обавља своју основну делатност – пружање телекомуникационих услуга, такође одговорно приступа извршавању својих законских обавеза које су усмерене на обезбеђење ефикасне заштите архивске грађе и регистратурског материјала. За компанију Телеком Србија а. д. Београд, као компанију која послује у Србији, запошљава велики број људи, пружа услуге великом броју корисника, одговоран приступ у свему што ради представља и стратешко опредељење. У том духу Телеком Србија а. д. Београд је у јуну 2019. године ушао у поступак набавке услуга архивирања регистратурског материјала и архивске грађе у архивским депоима у Београду, Краљеву, Нишу и Новом Саду. На тим пословима ангажовани су Историјски архив Београда, Историјски архив Краљево, Историјски архив Ниш и Архив Војводине.

Колико је тај посао комплексан, обиман и значајан и са каквим проблемима се свакодневно суочавају запослени у раду на архивирању, сређивању и чувању документарног материјала, показаћемо кроз кратко упознавање са самом компанијом, од њеног оснивања преко организационе структуре, корпоративног управљања, па све до сарадње Архива Војводине и Телеком Србија а. д. Београд на пословима архивирања регистратурског материјала и архивске грађе у архивском депоу у Новом Саду у Улици Петра Драпшина бр. 2 који је трајао 14 месеци.

Оснивање, делатност, корпоративно управљање

Предузеће за телекомуникације „Телеком Србија” а. д. Београд (у даљем тексту: Телеком Србија или Матично предузеће) са седиштем у Београду, Таковска бр. 2, основало је Јавно предузеће ПТТ саобраћаја „Србија” (у даљем тексту: ЈП ПТТ) као једночлано акционарско друштво крајем маја 1997. године у поступку реструктуирања ПТТ система Србије.

Компанија се 2007. године регионално проширила у БиХ и Црну Гору и тада су основане Телекомуникације Републике Српске а. д. Бања Лука (мтел а. д. Бања Лука) и Друштво за телекомуникације мтел д. о. о. Подгорица. У августу 2011. године, компанија је постала већински власник Друштва за телекомуникације HD WIN д. o. o. Београд (ТВ канали Арена Спорт). У јануару 2012. године компанија је постала власник 20% акција основног капитала, које су до тада биле у власништву OTE Грчка. Исте године грађани, запослени и бивши запослени Телекома Србија а. д. Београд, добили су могућност да постану власници акција. У складу са Бриселским споразумом и Акционим планом из области телекомуникација, у октобру 2015. основано је Привредно друштво мтс д. о. о., ради обављања телекомуникационе делатности на подручју Косова и Метохије. У марту 2016. Телеком Србијa је основао компанију мтс Антена ТВ д. о. о. Београд. У новембру 2018. Телеком Србија је постао власник Kopernikus technology д. о. о. Београд, у децембру компаније AVCOM д. о. о. Београд такође, а у јануару 2019. компанија Радијус вектор д. о. о. Београд и МАСКО д. о. о. Београд.

Мобилна телефонија Србије (у даљем тексту: мтс) је основана 1998. године, као други оператер мобилне телефоније на тржишту и крајем те године имала је 11.000 корисника. Већ 2000. године број корисника се повећао на 100.000, а до милионитог корисника се стигло у првом кварталу 2002. године.

Колико се брзо повећавао број корисника говори податак да је већ половином 2004. године мтс имао чак два милиона корисника, да би на крају 2006. године тај број био већи од 4.000.000. На територији Србије мтс има мрежу од преко 1.000 инсталираних базних станица, која покрива 88% територије и 96% становништва. У складу са стратегијом – задовољним корисницима, мобилна телефонија Србије посебну пажњу придаје квалитету и разноврсности својих услуга. Управо зато се квалитет сигнала мреже мтс из дана у дан унапређује постављањем нових базних станица, а ослушкујући жеље корисника и пратећи светске трендове, непрестано се уводе најновије услуге у области телекомуникација.

Данас компанија Телеком Србија пружа следеће услуге:

мтс фиксна телефонија
мтс мобилна телефонија
мтс интернет
ICT сервиси
мтс дигитална телевизија
интегрисане услуге – мтс BOX пакети и мтс Биз пакет
телефонски именик
продаја уређаја за приватне и пословне кориснике
QR плаћање, eBanking, mBanking

Технологија 3G и услуга ADSL интернета су уведени 2006. године, мултимедијални сервиси (IPTV) 2008. године, а 2015. године је уведена LTE (4G) технологија.

Основна делатност Матичног предузећа је пружање телекомукационих услуга, од којих су најзначајније: фиксне телекомуникационе услуге (укључујући и CDMA услуге); интернет услуге; услуге мобилне телефоније и мултимедијалне услуге. Поред наведених услуга, пословање Матичног предузећа обухвата одржавање и поправку телекомукационих постројења и мреже, као и просторно и урбанистичко планирање, пројектовање, градњу телекомукационих објеката и друго. Матично предузеће такође пружа услуге у области закупа, изградње, управљања и заштите телекомуникационе инфраструктуре. Осим тога Матично предузеће поседује право да издаје телефонске именике укључујући Беле стране и Жуте стране, као и услуге позива преко оператера и услуге коришћења електронског именика у области фиксних телефонских услуга.

Телеком Србија има 2,42 милиона корисника и највећи је оператер у Србији по броју корисника услуга фиксне телефоније, са учешћем на тржишту од 81,8%.

Управљање акционарским друштвом организовано је дводомно. Органи друштва су: Скупштина, Надзорни одбор и Извршни одбор.

Скупштину чине сви акционари друштва. Надзорни одбор има седам чланова, од којих је најмање један независни члан у смислу Закона. Извршни одбор има такође седам чланова. Чланови Извршног одбора су извршни директори.

Корпоративно управљање у Телеком Србија (у даљем тексту: Друштво)

Скуштину Друштва чине сви акционари Телеком Србија а. д. Београд. У 2019. години одржана је 54. Редовна скупштина. Надзорни одбор послове из свог делокруга обавља у складу са важећим законским прописима. Комисија за ревизију, Секретаријат Друштва и Интерна ревизија за свој рад одговорни су Надзорном одбору. Комисија за ревизију је образована од стране Надзорног одбора са надлежностима и одговорностима у складу са Законом. Секретара Друштва именује Надзорни одбор, а његове надлежности су уређене Статутом Друштва. Интерна ревизија је формирана као посебна организациона целина која за свој рад одговара Надзорном одбору, а који је усвојио Повељу интерне ревизије и Правилник о интерној ревизији. Ови акти обезбеђују начин спровођења и организацију рада Интерне ревизије. Чланове Извршног одбора укључујући и генералног директора, бира Надзорни одбор. Чланови Извршног одбора су извршни директори. Организација, начин рада и одлучивања су детаљније регулисани Пословником о раду, који је у складу са својим законским и статутарним надлежностима донео Извршни одбор. Корпоративно управљање у Телеком Србија а. д. Београд чине и зависна и придружена друштва у власништву Телеком Србија која су организована у складу са Законом, у односу на врсту делатности коју обављају.

Телеком Србија на територији Војводине има широку мрежу пословница које у оквиру своје делатности стварају одређену количину архивске грађе и регистратурског материјала. Пословнице Телеком Србија а. д. Београд се налазе у Новом Саду, Бачкој Паланци, Зрењанину, Кикинди и Сремској Митровици. Архивски депои су у пословницама у којима се архивира и чува целокупни документарни материјал, одавно са својим капацитетима постали недовољни за свакодневни прилив новонастале документације. Телеком Србија је у циљу решавања тог проблема одлучио да формира Централни архивски депо који се налази у Новом Саду у Улици Петра Драпшина бр. 2. Централни архивски депо у Новом Саду је ограниченог капацитета и да би у њега могао да се смести документарни материјал из свих пословница у Војводини, мора се извршити излучивање безвредног регистратурског материјала коме су истекли прописани рокови чувања. Законом о културним добрима (Сл. гласник РС, бр. 71/94) прописане су обавезе архива и ималаца и стваралаца архивске грађе и регистратурског материјала. Једна од обавеза стваралаца архивске грађе је редовно излучивање безвредног регистратурског материјала коме су истекли рокови чувања.

Процес излучивања не може да се изврши ако целокупни документарни материјал није сређен, пописан и евидентиран у архивску књигу. Такав посао је с обзиром на процењену количину документарног материјала од око 3.700 метара, изузетно обиман и комплексан, па је на пословима сређивања ангажован Архив Војводине као представник струке и као гарант квалитета одрађених послова у процесу сређивања. Сређивање грађе од стране стручних архивских радника који у току сређивања непосредно едукују и пружају стручну помоћ архиварима у регистратури око свих нејасноћа приликом рада са грађом као и вођењем законом прописаних евиденција о њој, још је један значајан разлог због чега је на пословима сређивања ангажован управо Архив Војводине.

Почетак извршења услуге сређивања архивске грађе и регистратурског материјала

Телеком Србија а. д. Београд је јуна месеца 2019. године упутио Архиву Војводине понуду за набавку услуге сређивања архивске грађе и регистратурског материјалау архивском депоу у Новом Саду ради закључења Оквирног споразума. Процењена количина грађе која се налазила у архивском депоу у Новом Саду износила је 1.983 метра, а рок за извршење услуге сређивања је био децембар текуће године. Након што су послови из Оквирног споразума успешно окончани, у јануару 2020. године Телеком Србија а. д. Београд је закључио нови Уговор за услуге сређивања архивске грађе и регистратурског материјала са Архивом Војводине у којем је процењена метража грађе износила 804 метра. Ова уговорна обавеза окончана је у новембру 2020 године. С обзиром на документарни материјал који још није сређен и пописан, а налази се у пословницама Телеком Србије а. д. Београд, у плану је закључење новог Уговора између Телеком Србије а. д. Београд и Архива Војводине у 2021. години. Процењена метража документарног материјала из пословница која треба да се пренесе у централни архивски депо у Новом Саду, да се среди и попише, износи око 700 метара.

Да би у што краћем року могли испунити квалитетно извршење услуге сређивања архивске грађе и регистратурског материјала, стручна служба Архива Војводине је извршила детаљан преглед стања и смештаја грађе која се налазила у згради Телекома Србије у Новом Саду у Улици Петра Драпшина бр. 2. Обишла је и све пословнице у Војводини како би проверила процењену метражу и утврдила у каквом је стању грађа на терену. Прегледала је Правилник о канцеларијском пословању и преконтролисала Листу категорија регистратурског материјала са роковима чувања. Проверила је стање уписа у Електронску архивску књигу и могућности логистичке подршке у односу на потребе рада. Након тога приступило се детаљном планирању процеса извршења. Посао на сређивању архивске грађе и регистратурског материјала је започет 17. јуна 2019. године, а завршен је 31. октобра 2020. године. На извршењу послова учествовало је 30 радника Архива Војводине који су задате радне задатке на терену обавили високо професионално и у складу са захтевима и нормативним актима Телеком Србије а. д. Београд (у даљем тексту: Телеком или наручилац посла).

Стање грађе

Грађа која је била предмет уговора налазила се већим делом у згради Телекома у Новом Саду, у Улици Петра Драпшина бр. 2. Једним је делом била смештена у металне полице архивског депоа, спакована у неадекватне кутије (кутије за папир за штампање). Огроман број таквих кутија се налазио на поду депоа и у ходнику испред депоа на трећем спрату зграде. У ходнику се налазила и друга врста документације која је била делимично упакована, а делом расута и разбацана на више места по поду ходника. Један део документације се налазио у просторијама на другом спрату и у просторији иза лифта, а део се налазио и ван зграде Телекома у базној станици на Лиману у Новом Саду.

Описано стање грађе је документовано фотографијама.

Посао сређивања архивске грађе и регистратурског материјала почео је 17. јуна 2019. године и састојао се од следећих радних операција:

идентификација, отварање и прегледање свих регистратурских јединица;
утврђивање рока чувања документације на основу Листе категорија регистратурског материјала;
формирање нових регистратурских јединица (архивске кутије, регистратори) и исписивање потребних података на њих;
систематизација регистратурских јединица по хронологији и врсти;
израда и обележавање регистратурских јединица спољним етикетама;
издвајање регистратурског материјала коме је истекао рок чувања;
сачињавање Записника о излучивању са пописом безвредног регистратурског материјала који се излучује;
обрада и унос података у Електронску архивску књигу;
израда топографских показивача.

Уговорна документација – (Дирекције за приватне и Дирекција за пословне кориснике)

На самом почетку рада на сређивању, наручилац посла је инсистирао да се посао започне сређивањем и обрадом документације која се односи на Уговоре са корисницима. Ова врста уговорне документације се дели на: Уговоре са приватним корисницима (физичка лица) и Уговоре са пословним корисницима (правна лица). Рокови чувања Уговора за физичка и правна лица се разликују и дефинисани су у Листи категорија регистратурског материјала. Највећи проблем у току сређивања Уговорне документације је био у томе што су обе врсте Уговора са корисницима били измешани јер су годинама архивирани заједно и тако паковани у неадекватне кутије, често без унутрашњих листа и најчешће са погрешном спољном идентификацијом. Кутије са уговорном и другом документацијом су биле измешане и по пословницама, па се приликом прегледања сваке кутије морало водити рачуна и о пословници у којој је документација изворно настала. У Новом Саду раде три пословнице: Нови Сад 1, Нови Сад 2 и Нови Сад 3. Да би посао сређивања ове врсте документације био извршен у складу за захтевом и потребама наручиоца посла, прво се приступило идентификацији и разврставању Уговорне документације. Број кутија са Уговорном документацијом износио је неколико хиљада комада. Фотографије уговорне документације су на стр. 6 и стр. 7 овог рада.

Идентификација и разврставање се вршило тако што се свака кутија отворила, прегледао се сваки појединачни Уговор и извршило се разврставање на правна и физичка лица. Након тога се свака врста Уговора посебно паковала у нове архивске кутије на које су се лепиле штампане етикете са исписаним потребним подацима. Тако формиране нове архивске јединице слагане су у полице у архивском депоу, по годинама, а унутар године по врстама и класификационим ознакама. Све архивске јединице које су сложене у полице, унете су у Електронску архивску књигу. Уговорна документација код које је прописани рок чувања истекао, пописана је и издвојена како би била спремна за излучивање. Укупна количина Уговорне документације која је на овај начин сређена и пописана износи 1.305 метара.

Правна документација – Сектор за правне послове

Након сређивања Уговорне документације, на ред је дошло сређивање документације која је настала у Правном сектору компаније. Ову врсту документације називамо правном документацијом. Ту врсту документације, у највећем броју чине судски предмети у вези са неизмиреним дуговањима из претплатничких односа и судски предмети по другим основама потраживања, вансудска поравнања и др. Сваки судски предмет је у Сектору за правне послове Телекома заведен под јединственим бројем. Бројеви су давани хронолошки и на основу њих су судски предмети архивирани. Правна документација која се састоји од судских предмета и која је била предмет послова сређивања, налазила се у транспортним кутијама у архивском депоу и ходнику зграде Телекома. Великим делом је била расута по поду и скроз измешана по бројевима. Стање правне документације пре и после сређивања је документовано фотографијама.

Идентификација и разврставање ове врсте документације се вршило тако сто се сваки судски предмет појединачно прегледао, издвојио и слагао хронолошки по броју. Након тога се приступило паковању у архивске кутије. За сваку архивску кутију је израђена спољна етикета на којој су били исписани сви прописани подаци. На тај начин сређено је и спаковано 1.300.000 судских предмета у 4338 архивских кутија. Укупна количина правне документације која је на овај начин сређена, пописана и спакована износи 564 метра.

Финансијска документација – Дирекција за финансије

У следећој фази рада је започето сређивање финансијске документације. Финансијска документација је за разлику од уговорне и правне документације била делимично сређена.

Финансијска документација је била спакована у регистраторе и смештена је у металне полице у централном архивском депоу у згради Телекома. Сложена је по годинама, а у оквиру године по врстама. Целокупна финансијска документација је пописана и унета у Електронску архивску књигу. Документација којој је истекао рок чувања је унета у Записник о излучивању безвредног регистратурског материјала и након сагласности надлежног архива је извршено њено излучивање. Укупна количина финансијске документације која је овим путем пописана и сређена износи 628 метара.

Техничка документација – Дирекција за технику

Техничка документација Телеком Србија а. д. Београд, својим највећим делом представља архивску грађу компаније која се чува трајно. Због свог значаја, њено сређивање, обрада и начин чувања представља један од приоритетних задатака у овом послу. Техничка документација се састоји од: техничке документације делова јавне стационарне телекомуникационе мреже, фазе изградње мреже мобилне телефоније, делова посебних мрежа, грађевинских објеката, грађевинских објеката са напајањем и климатизацијом, техничке документације информационог система и др.

Техничка документација је била делом набацана у полице у архивском депоу, без било каквог реда и поретка. Грађа која није била у полицама, делом се налазила између полица разбацана по поду депоа, а делом је била упакована у транспортне кутије без икакве спољашње и унутрашње идентификације. Телеком Србија а. д. Београд за ову документацију мора наћи додатни простор јер централни архивски депо у Новом Саду нема довољно простора за њен смештај. Прилив ове врсте грађе из пословница се очекује у наредном периоду. До сада је сређено 197 метара техничке документације.

Излучивање безвредног регистратурског материјала

Телеком Србија, предузеће за телекомуникације а. д. Београд, има Листу категорија регистратурског материјала са роковима чувања, коју је донео генерални директор 18. 6. 2019. године, а на коју је Архив Србије дао сагласност (број 732/2 од 23. 7. 2019. године). Листа се примењује на архивску грађу и регистратурски материјал настао у раду Предузећа/Друштва од 1. 6. 1997. године када је Предузеће/Друштво почело са радом, као и на сву архивску грађу и регистратурски материјал који ће се убудуће формирати у Предузећу/Друштву.

У току процеса сређивања архивске грађе и регистратурског материјала Телеком Србија а. д. Београд, у централном архивском депоу у Новом Саду, извршено је излучивање бевредног регистратурског материјала у неколико наврата. Грађа која је издвојена ради излучивања се слагала на под и у полице у ходнику, испред архивског депоа на трећем спрату. С обзиром на то да је простор у ходнику ограниченог капацитета, излучивања су вршена након попуњавања истих.

Излучивање безвредног регистратурског материјала се врши на основу Записника о излучивању безвредног регистратурског материјала са пописом грађе којој су истекли рокови чувања. Попис грађе која је одабрана за излучивање садржи следеће податке: редни број, година настанка грађе, количина, број из Листе, рок чувања, организациона целина, локација и напомена. Коначан број из Електронске архивске књиге ће бити додељен након сређивања и пописа целокупне документације која се још увек делом налази у пословницама Телекома.

Излучивање – пример пописа

Укупно је у току рада на пословима сређивања излучено 1.660,31 метар безвредног регистратурског материјала.

Закључак

Посао сређивања архивске грађе и регистратурског материјала који је био предмет овог уговора, обављен је у просторијама Телеком Србија а. д. Београд, Нови Сад, Улица Петра Драпшина бр. 2, и трајао је од 17. јуна 2019. године до 30. новембра 2020. године.

Укупно је сређено 2.787,00 метара архивске грађе и регистратурског материјала. Од тога је 1.305,00 метара Уговорне документације, 564,00 метара Правне документације, 628,00 метара Финансијске документације, 197,00 метара Техничке документације и 93,00 метра документације везане за људске ресурсе. Излучено је 1.660,31 метара регистратурског материјала коме су истекли рокови чувања. На пословима сређивања је радило тридесет (30) радника Архива Војводине.