АУТОРКА: Станислава Блажевић
Апстракт: У овом раду је предочен кратак приказ извршења услуге Архива Војводине на пословима сређивањa архивске грађе и регистратурског материјала у ЈП Електромрежа Србије – ЕМС, Нови Сад, Погон преноса Нови Сад. Објашњене су све радне операције и карактеристични проблеми регистратуре при архивирању документарног материјала.
Процес рада је документован фотографијама од којих су најзначајније приказане у овом раду.
Кључне речи: идентификација регистратурских јединица, сређивање архивске грађе и регистратурског материјала, архивска књига, топографски показивачи
Посао сређивања архивске грађе и регистратурског материјала који је био предмет понуде од 01. 4. 2015. године, обављен је у згради ЈП Електромрежа Србије ЕМС, Нови Сад – Погон преноса Нови Сад, Булевар ослобођења бр. 100, од 11. 5. до 10. 6. 2015. године, док се изради пратеће документације, записника и архивске књиге приступило након завршетка послова у згради Погона. На пословима сређивања је радило пет радника Архива Војводине.
Укупно је сређено 95,50 метара архивске грађе и регистратурског материјала.
У периоду од 2007. до 2014. године, сређено је 22,85 метара од којих је идентификовано и пописано 0,70 метара безвредног регистратурског материјала одабраног за излучивање. Укупна количина архивске грађе и регистратурског материјала који по извршеном излучивању безвредног регистратурског материјала остаје на чувању у регистратури износи 94.8 метара насталог у периоду од 1953. до 2014. године.
Радне операције:
- идентификовање регистратурских јединица и исписивање утврђених података на њима;
- сређивање архивске грађе и регистратурског материјала по годинама, а унутар године по врстама и класификационим ознакама;
- обележавање и одлагање архивске грађе и регистратурског материјала, којима нису истекли рокови чувања, у полице архивског депоа;
- израда архивске књиге;
- израда предлога записника о излучивању безвредног регистратурског материјала;
- попис грађе којој је истекао рок чувања од 30 година од момента настанка;
- израда топографских показивача.
- Идентификација регистратурских јединица и исписивање утврђених података на њима
За сваку регистратурску јединицу је утврђена провенијенција (припадност фонду), раздобље настанка докумената и врста регистратурског материјала који се налази у њој. Након идентификације, утврђени подаци су исписани на регистратурске јединице.
2. Сређивање архивске грађе и регистратурског материјала по годинама, а унутар године по врстама и класификационим ознакама
Архивска грађа и регистратурски материјал настао радом ЈП Електромрежа Србије ЕМС, Нови Сад, Погона преноса Нови Сад, били су смештени у орманима у пословним просторијама зграде и у архивском депоу који се налази на шестом спрату зграде. Током сређивања утврђено је да има материјала из ранијих година који није био уписан у архивску књигу, као и да се део материјала из ранијих година који је био нумерисан и уписан у архивску књигу, налази ван поретка, разасут по орманима у архивском депоу. Регистратура је током извршења услуге обезбедила нове полице које су монтиране у архивски депо, па је сва архивска грађа и регистратурски материјал сложен и сређен по годинама, у оквиру године по врстама, класификационим ознакама, и физички одложен у просторију архивског депоа на 6. спрату зграде у дрвене ормане и нове металне полице.
3. Обележавање и одлагање архивске грађе и регистратурског материјала којима нису истекли рокови чувања у архиву регистратуре
Након поступка сређивања и пописивања архивске грађе и регистратурског материјала приступило се обележавању регистратурских јединица. На сваку регистратурску јединицу је залепљена спољна етикета са видно исписаним називом регистратуре, класификационом ознаком, врстом документације, роком чувања и бројем из архивске књиге.
4. Израда архивске књиге
Након сређивања, архивска грађа и регистратурски материјал уписани су у нову архивску књигу од броја 589 до броја 821. Потреба за новом архивском књигом је констатована након уоченог погрешног архивирања које је регистратура вршила од 2007. године. Грешка се састојала у следећем: у једном регистратору се налазило више категорија регистратурског материјала са различитим класификационим ознакама, и са различитим роковима чувања. Свака категорија која се налазила у том регистратору је уписивана у архивску књигу и вођена је као засебан регистратор. Због тога је количина уписане архивске грађе и регистратурског материјала била нетачна. Грешке су исправљене и израђена је нова архивска књига.
5. Израда предлога записника о излучивању безвредног регистратурског материјала
Записник о излучивању безвредног регистратурског материјала је сачињен, има 9 регистратурских јединица и количину од 0.70 метара која се излучује.
Укупна количина архивске грађе и регистратурског материјала који по извршеном излучивању безвредног регистратурског материјала остаје на чувању у регистратури износи 94.8 метара насталог у периоду од 1953. до 2014. године.
6. Попис грађе којој је истекао рок чувања од 30 година од момента настанка
Грађа која је настала од 1959. до 1989. године од броја 1 до 287 из архивске књиге, у количини је од 30,00 метара и налази се у архивском депоу. Одложена је у ормане и полице архивског депоа.
7. Израда топографских показивача
Топографски показивачи су урађени од картонског материјала, на њима је исписана година настанка грађе и бројеви из архивске књиге. На тај начин се брзо и једноставно проналази било која врста документације која има архивски број, тј. која је уписана у архивску књигу.
– Погон Нови Сад
.
