Сређивање архивске грађе и регистратурског материјала у Републичком фонду за ПИО, Покрајински фонд за ПИО, Дирекција Нови Сад

АУТОРКА: Станислава Блажевић

Апстракт:

Посао сређивања архивске грађе и регистратурског материјала који се обавља на терену је изузетно значајан део архивске струке јер на директан начин утиче на ниво сређености архивске грађе у регистратурама. У зависности од делатности и комплексности рада саме регистратуре, рад на сређивању уме да буде сложен и пун изазова. Један такав сложен посао је презентован у овом тексту.

Кључне речи: идентификација регистратурских јединица, разврставање архивске грађе и регистратурског материјала на фондове, архивска књига

Посао сређивања архивске грађе и регистратурског материјала који је био предмет овог уговора обављен је у филијалама РФ ПИО – ПФ ПИО у Врбасу, Бачкој Паланци, Новом Саду и Сремској Митровици. Посао се извршавао у континуитету од 27. 8. до 31. 11. 2013. године, уз један прекид од 8 радних дана. Изради пратеће документације (записника о излучивању; записника о примопредаји посла) и архивских књига, приступило се у времену од 6. 11. до 20. 11. 2013. године, након обављеног целокупног посла сређивања у све четири филијале. На пословима сређивања је радило осам радника Архива Војводине.

Укупно је сређено 520 м архивске грађе и регистратурског материјала, насталог у периоду од 1957. до 2012. године, од којих је идентификовано и пописано 159 м безвредног регистратурског материјала одабраног за излучивање. Израђено је укупно осам архивских књига, шест записника о излучивању са пописом безвредног регистратурског материјала, једна службена белешка и четири записника о примопредаји посла. Посао сређивања обухватао је следеће радне операције:

идентификовање регистратурских јединица и исписивање утврђених података на њих;
разврставање архивске грађе и регистратурског материјала на фондове;
сређивање архивске грађе и регистратурског материјала сваког фонда по годинама, а унутар године по врстама;
обележавање и одлагање архивске грађе и регистратурског материјала којима нису истекли рокови чувања у архиву регистратуре;
израда архивске књиге за сваки фонд;
излучивање регистратурског материјала којем су истекли рокови чувања.

Стање архивске грађе и регистратурског материјала, пре, за време и након процеса сређивања је фотографисано и документовано. Део фотографске документације је уврштен у извештај.

Преглед извршавања радних операција по филијалама

РФ ПИО – ПФ ПИО Филијала Врбас

Посао сређивања архивске грађе и регистратурског материјала који је био предмет овог уговора обављен је у филијали РФ ПИО – ПФ ПИО у Врбасу, Ул. Маршала Тита бр. 78а, од 27. 8. до 3. 9. 2013. године.

Укупно је сређено 65 м архивске грађе и регистратурског материјала, насталог у периоду од 1984. до 2012. године, од којих је идентификовано и пописано 23,50 м безвредног регистратурског материјала одабраног за излучивање.

Радне операције:

Идентификација регистратурских јединица и исписивање утврђених података на њих.
За сваку регистратурску јединицу је утврђена провенијенција (припадност фонду), раздобље настанка докумената и врста регистратурског материјала који се налази у њој. Након идентификације, утврђени подаци су исписани на регистратурске јединице.
Разврставање архивске грађе и регистратурског материјала на фондове.
Архивска грађа и регистратурски материјал су према провенијенцији разврстани на два фонда јер је приликом сређивања утврђено да део архивске грађе није настао само радом РФ ПИОР, већ и његовог правног претходника СИЗ ПИОР. Ова грађа настала радом СИЗ ПИОР у количини од 2,5 м је сређена, обележена и уписана у одговарајућу архивску књигу.
- Фондови:
СИЗ ПИОР – Самоуправна интересна заједница пензијског и инвалидског осигурања радника / СИЗ ПИОР – Основна заједница Врбас
РФ ПИО – Републички фонд за пензијско и инвалидско осигурање, Филијала Врбас
Сређивање архивске грађе и регистратурског материјала сваког фонда по годинама, а унутар године по врстама.
Архивска грађа и регистратурски материјал настао радом РФ ПИО Филијале Врбас и његовог правног претходника били су смештени у орманима у пословним просторијама зграде регистратуре у Ул. Маршала Тита бр. 78а. Током сређивања утврђено је да има материјала из ранијих година који није био уписан у архивску књигу, као и да се део материјала из ранијих година који је био нумерисан и уписан у архивску књигу налази ван поретка, по канцеларијама и орманима у ходницима зграде. Сва архивска грађа и регистратурски материјал сређени су по годинама, у оквиру године по врстама и одложени су у просторију намењену за чување архивске грађе на првом спрату.
Обележавање и одлагање архивске грађе и регистратурског материјала којима нису истекли рокови чувања у архиву регистратуре.
Након сређивања архивске грађе и регистратурског материјала приступило се обележавању регистратурских јединица. На сваку регистратурску јединицу је исписан назив ствараоца, назив врсте материјала одложеног у њу (класификациона ознака), време настанка тог материјала и редни број из архивске књиге. Сређене и обележене регистратурске јединице којима није истекао рок чувања су одложене у просторију намењену за чување архивске грађе на првом спрату пословне зграде. Регистратурске јединице којима је истекао рок чувања предложене су за излучивање, издвојене су и одложене у ходник пословне зграде филијале на другом спрату.
Израда архивске књиге за сваки фонд.
Устројене су две архивске књиге. Прва архивска књига се односи на архивску грађу и регистратурски материјал настао радом РФ ПИО – ПФ ПИО Филијала Врбас, и у њу је уписан материјал настао у периоду од 1992. до 2012. године од броја 1 до 438. Друга архивска књига се односи на архивску грађу насталу радом СИЗ ПИОР Филијала Врбас у коју је уписан материјал настао у периоду од 1984. до 1991. године, од броја 159 до 192.
Излучивање регистратурског материјала коме су истекли рокови чувања.
Извршено је излучивање безвредног регистратурског материјала којем су истекли рокови чувања насталог радом РФ ПИО Филијала Врбас и његовог правног претходника СИЗ ПИОР Филијала Врбас. Излучивање безвредног регистратурског материјала је извршено у складу са важећом Листом категорија регистратурског материјала са роковима чувања. За оба фонда су сачињени записници о излучивању. Безвредни регистратурски материјал настао радом РФ ПИО Филијале Врбас је излучен у количини од 22,5 м, материјал настао радом СИЗ ПИОР у количини од 1 м, што чини укупно 23,5 метара.

РФ ПИО – ПФ ПИО Филијала Бачка Паланка

Посао сређивања архивске грађе и регистратурског материјала који је био предмет овог уговора обављен је у филијали РФ ПИО – ПФ ПИО у Бачкој Паланци, Ул. Жарка Зрењањина бр. 72, од 4. 9. до 13. 9. 2013. године.

Укупно је сређено 70 метара архивске грађе и регистратурског материјала, насталог у периоду од 1992. до 2012. године, од којих је идентификовано и пописано 8 метара безвредног регистратурског материјала одабраног за излучивање.

Радне операције:

Идентификација регистратурских јединица и исписивање утврђених података на њих.
За сваку регистратурску јединицу је утврђена провенијенција (припадност фонду), раздобље настанка докумената и врста регистратурског материјала који се налази у њој. Након идентификације, утврђени подаци су исписани на регистратурске јединице.
Разврставање архивске грађе и регистратурског материјала на фондове.
Архивска грађа и регистратурски материјал су према провенијенцији разврстани на два фонда јер је приликом сређивања утврђено да део архивске грађе није настао само радом РФ ПИОР, већ и његовог правног претходника СИЗ ПИОР. Ова грађа настала радом СИЗ ПИОР у количини од 7,2 м је сређена, обележена и уписана у одговарајућу архивску књигу.
Фондови:

СИЗ ПИОР – Самоуправна интересна заједница пензијског и инвалидског осигурања радника / СИЗ ПИОР – Основна заједница Бачка Паланка/
РФ ПИО – Републички фонд за пензијско и инвалидско осигурање, филијала Бачка Паланка
Сређивање архивске грађе и регистратурског материјала сваког фонда по годинама, а унутар године по врстама.
Архивска грађа и регистратурски материјал настао радом РФ ПИО Филијале Бачка Паланка и његовог правног претходника били су смештени у канцеларијским орманима у пословним просторијама зграде регистратуре у Ул. Жарка Зрењањина бр. 72. Сва архивска грађа и регистратурски материјал сређени су по годинама, у оквиру године по врстама и одложени су у просторију намењену за чување архивске грађе на трећем спрату.
Обележавање и одлагање архивске грађе и регистратурског материјала којима нису истекли рокови чувања у архиву регистратуре.
Након поступка сређивања архивске грађе и регистратурског материјала приступило се обележавању регистратурских јединица. На сваку регистратурску јединицу је исписан назив ствараоца, назив врсте материјала одложеног у њу (класификациона ознака), време настанка тог материјала и редни број из архивске књиге. Сређене и обележене регистратурске јединице којима није истекао рок чувања су одложене у просторију намењену за чување архивске грађе на трећем спрату пословне зграде филијале. Регистратурске јединице којима је истекао рок чувања предложене су за излучивање, издвојене су и одложене у ходник испред просторије која је намењена за чување архиве, на трећем спрату зграде филијале.
Израда архивске књиге за сваки фонд.
Устројене су две архивске књиге. Прва архивска књига се односи на архивску грађу и регистратурски материјал настао радом РФ ПИО – ПФ ПИО Филијала Бачка Паланка, и у њу је уписан материјал настао у периоду од 1992. до 2012. године од броја 1 до 372. Друга архивска књига се односи на архивску грађу насталу радом СИЗ ПИОР Филијала Бачка Паланка у коју је уписан материјал настао у периоду од 1956. до 1991. године, од броја 1 до 64.
Излучивање регистратурског материјала којем су истекли рокови чувања.
Извршено је излучивање безвредног регистратурског материјала којем су истекли рокови чувања насталог радом РФ ПИО Филијала Бачка Паланка. Излучивање безвредног регистратурског материјала је извршено у складу са важећом Листом категорија регистратурског материјала са роковима чувања при чему је сачињен записник. Безвредни регистратурски материјал настао радом РФ ПИО Филијала Бачка Паланка је излучен у количини од 8 м.
Израда службене белешке.
Током сређивања архивске грађе и регистратурског материјала утврђено је да је већи део архивске грађе која је била уписана архивску књигу РФ ПИО – ПФ ПИО Филијале Бачка Паланка уништена током поплаве просторија у коме је била смештена. О томе је сачињена службена белешка од стране радника Архива Војводине која је прослеђена надлежном архиву. Архивска грађа је због непостојања адекватног простора за чување била одложена у подрумске просторије зграде филијале. Велика количина атмосферских падавина и појава изливања подземних вода је проузроковала огромну штету у подрумским просторијама које након тога немају никакву употребну функцију. Комисија у саставу Ђорђа Наумовског, Радмиле Лажетић и Тамаре Малешев је извршила попис архивске грађе која је страдала у поплави зграде филијале, који чини део службене белешке и доставила га на увид Историјском архиву у Новом Саду.

РФ ПИО – ПФ ПИО Филијала Нови Сад

Посао сређивања архивске грађе и регистратурског материјала који је био предмет овог уговора обављен је у филијали РФ ПИО – ПФ ПИО у Новом Саду на две локације, Ул. Житни трг, бр. 1 и Ул. Лончарска бр. 10, од 23. 9. до 1. 10. 2013. године.

Укупно је сређено 127 м архивске грађе и регистратурског материјала, насталог у периоду од 1970. до 2012. године, од којих је идентификовано и пописано 5,50 м безвредног регистратурског материјала одабраног за излучивање.

Радне операције:

Идентификација регистратурских јединица и исписивање утврђених података на њих.
За сваку регистратурску јединицу је утврђена провенијенција (припадност фонду), раздобље настанка докумената и врста регистратурског материјала који се налази у њој. Након идентификације, утврђени подаци су исписани на регистратурске јединице.
Разврставање архивске грађе и регистратурског материјала на фондове.
Архивска грађа и регистратурски материјал су према провенијенцији разврстани на шест фондова јер је приликом сређивања утврђено да део архивске грађе није настао само радом РФ ПИО, већ и његових правних претходника СИЗ ПИО радника; СИЗ ПИО земљорадника; СИЗ ПИО самосталних занатлија и угоститеља; РФ ПИО пољопривредника и РФ ПИО самосталних делатности (у даљем тексту: правни претходници). Ова грађа настала радом правних претходника је сређена, обележена и уписана у одговарајуће архивске књиге.
- Фондови:
СИЗ ПИОР – Самоуправна интересна заједница пензијског и инвалидског осигурања радника, Основна заједница Нови Сад
СИЗ ПИО – земљорадника
СИЗ ПИО – самосталних занатлија и угоститеља
РФ ПИОР – Републички фонд за пензијско и инвалидско осигурање радника, Филијала Нови Сад
РФ ПИО – пољопривредника
РФ ПИО – самосталних делатности
Сређивање архивске грађе и регистратурског материјала сваког фонда по годинама, а унутар године по врстама.
Архивска грађа и регистратурски материјал настао радом РФ ПИО Филијала Нови Сад и његових правних претходника се налази у депоима и у канцеларијама пословних просторија зграде у Ул. Житни трг бр. 1 и Ул. Лончарска бр. 10. Грађа је разврстана и сређена по фондовима, у оквиру фонда по годинама и у оквиру године по врстама. Укупно је сређено 127 м архивске грађе и регистратурског материјала (Житни трг, 60 м; Лончарска, 67 м). По фондовима то изгледа овако:

РФ ПИО – радника, 111 м
РФ ПИО – пољопривредника, 2 м
РФ ПИО – самосталних делатности, 1,5 м
СИЗ ПИО – радника, 3 м
СИЗ ПИО – земљорадника, 1,5 м
СИЗ ПИО – самосталних занатлија и угоститеља, 8 м
Обележавање и одлагање архивске грађе и регистратурског материјала којима нису истекли рокови чувања у архиву регистратуре.
Након поступка сређивања архивске грађе и регистратурског материјала приступило се обележавању регистратурских јединица. На сваку регистратурску јединицу је исписан назив ствараоца, назив врсте материјала одложеног у њу (класификациона ознака), време настанка тог материјала и редни број из архивске књиге. У регистратури, на обе локације, сређене и обележене регистратурске јединице којима није истекао рок чувања су одложене у архивскe депоe који се налазe у сутерену обе пословне зграде филијале и у канцеларијске ормане сектора који су их створили јер је неопходан за даљи рад регистратуре. Грађа правних претходника РФ ПИО одложена је у посебну просторију архивског депоа у Лончарској улици, док је њен мањи део који се налази у згради на Житном тргу смештен на полице у архивском депоу филијале.
Израда архивске књиге за сваки фонд.
У регистратури су устројене две архивске књиге. Прва архивска књига се односи на архивску грађу и регистратурски материјал настао радом РФ ПИО – ПФ ПИО Филијала Нови Сад и у њу је у континуитету уписан материјал настао у периоду од 1992. до 2012. године од броја 520 до 868. У другу архивску књигу је уписана архивска грађа свих пет правних претходника. И то:
РФ ПИО – пољопривредника, од броја 1 до 24
РФ ПИО – самосталних делатности, од броја 1 до 28
СИЗ ПИО – радника, од броја 1 до 17
СИЗ ПИО – земљорадника, од броја 1 до 11
СИЗ ПИО – самосталних занатлија и угоститеља, од броја 1 до 27
Излучивање регистратурског материјала коме су истекли рокови чувања.
Извршено је излучивање безвредног регистратурског материјала којем су истекли рокови чувања насталог радом РФ ПИО Филијале Нови Сад. Излучивање безвредног регистратурског материјала је извршено у складу са важећом Листом категорија регистратурског материјала са роковима чувања и сачињен је записник са пописом материјала одабраног за излучивање. Безвредни регистратурски материјал настао радом РФ ПИО Филијале Нови Сад, који је предложен за излучивање, износи 5,5 м и смештен је у ходницима пословне зграде у Ул. Житни трг.

РФ ПИО – ПФ ПИО Филијала Сремска Митровица

Посао сређивања архивске грађе и регистратурског материјала који је био предмет овог уговора обављен је у филијали РФ ПИО – ПФ ПИО у Сремској Митровици, Трг Светог Димитрија, бр. 4, од 2. 10. до 31. 10. 2013. године.

Укупно је сређено 258 м архивске грађе и регистратурског материјала, насталог у периоду од 1957. до 2012. године, од којих је идентификовано и пописано 122 м безвредног регистратурског материјала одабраног за излучивање.

Радне операције:

Идентификација регистратурских јединица и исписивање утврђених података на њих.
За сваку регистратурску јединицу је утврђена провенијенција (припадност фонду), раздобље настанка докумената и врста регистратурског материјала који се налази у њој. Након идентификације, утврђени подаци су исписани на регистратурске јединице.
Разврставање архивске грађе и регистратурског материјала на фондове.
Архивска грађа и регистратурски материјал су према провенијенцији разврстани на шест фондова јер је приликом сређивања утврђено да део архивске грађе није настао само радом РФ ПИО, већ и његових правних претходника СИЗ ПИО радника; СИЗ ПИО земљорадника; СИЗ ПИО самосталних занатлија и угоститеља; РФ ПИО пољопривредника и РФ ПИО самосталних делатности (у даљем тексту: правни претходници). Ова грађа настала радом правних претходника је сређена, обележена и уписана у одговарајуће архивске књиге.
- Фондови:
СИЗ ПИОР – Самоуправна интересна заједница пензијског и инвалидског осигурања радника, Основна заједница Срем. Митровица
СИЗ ПИО – земљорадника
СИЗ ПИО – самосталних занатлија и угоститеља
РФ ПИОР – Републички фонд за пензијско и инвалидско осигурање радника, Филијала Сремска Митровица
РФ ПИО – пољопривредника
РФ ПИО – самосталних делатности
Сређивање архивске грађе и регистратурског материјала сваког фонда по годинама, а унутар године по врстама.
Архивска грађа и регистратурски материјал настали радом РФ ПИО Филијале Сремска Митровица и њених правних претходника је смештена, једним делом у канцеларијама и ходницима у две пословне зграде филијале у Ул. Трг Светог Димитрија бр. 4 и другим, већим делом, у гаражној просторији намењеној за смештај и чување архивске грађе и регистартурског материјала филијале. Грађа је разврстана и сређена по фондовима, у оквиру фонда по годинама и у оквиру године по врстама. Укупно је сређено 258 м архивске грађе и регистратурског материјала насталог у периоду од 1957. до 2012. године.
Обележавање и одлагање архивске грађе и регистратурског материјала којима нису истекли рокови чувања у архиву регистратуре.
Након поступка сређивања архивске грађе и регистратурског материјала приступило се обележавању регистратурских јединица. На сваку регистратурску јединицу је исписан назив ствараоца, назив врсте материјала одложеног у њу (класификациона ознака), време настанка тог материјала и редни број из архивске књиге. У регистратури, на обе локације, сређене и обележене регистратурске јединице којима није истекао рок чувања су одложене у гаражну просторију намењену за чување архиве и у канцеларијске ормане сектора који су их створили јер је неопходан за даљи рад регистратуре. Грађа правних претходника РФ ПИО одложена је у гаражну просторију намењену за чување архивске грађе и регистратурског материјала.
Израда архивске књиге за сваки фонд.
Устројене су две архивске књиге. Прва архивска књига се односи на архивску грађу и регистратурски материјал настао радом РФ ПИО – ПФ ПИО Филијала Нови Сад, и у њу је уписан материјал настао у периоду од 1992. до 2012. године од броја 1 до 622. У другу архивску књигу је уписана архивска грађа свих пет правних претходника. И то:
РФ ПИО – пољопривредника, од броја 1 до 9
РФ ПИО – самосталних делатности, од броја 1 до 3
СИЗ ПИО – радника, од броја 1 до 95
СИЗ ПИО – земљорадника, од броја 1 до 22
СИЗ ПИО – самосталних занатлија и угоститеља, од броја 1 до 15
Излучивање регистратурског материјала коме су истекли рокови чувања.
Извршено је излучивање безвредног регистратурског материјала којем су истекли рокови чувања насталог радом РФ ПИО Филијала Сремска Митровица и његовог правног претходника СИЗ ПИОР. Излучивање безвредног регистратурског материјала је извршено у складу са важећом Листом категорија регистратурског материјала са роковима чувања. За оба фонда су сачињени записници о излучивању. Безвредни регистратурски материјал настао радом РФ ПИО Филијала Сремска Митровица је излучен у количини од 117 м, а материјал настао радом правних претходника излучен је у количини од 5 м. Укупно је излучено 122 м безвредног регистратурског материјала.

У свим филијалама је евидентан проблем адекватног смештаја архивске грађе и регистратурског материјала јер простор у коме се налази архивска грађа не одговара прописаним стандардима. Најозбиљнији такав проблем је констатован у филијали Сремска Митровица, где је присуство влаге у гаражном простору у дворишту зграде у којој је смештена архива далеко изнад дозвољених вредности. Значајан проблем јесте и мањак простора и полица за смештај регистратурских јединица.

Ауторка је архивист на пословима заштите архивске грађе и регистратурског материјала ван архива