АУТОРКА: Станислава Блажевић
Апстракт:
Заштита архивске грађе и регистратурског материјала ван архива представља важан део архивске струке. У овом тексту је кратко приказан рад на сређивању архивске грађе Пастеровог завода који у свом свакодневном раду, осим документације која има оперативни значај у пословању, ствара и документацију која има културно-историјски и друштвени значај, сведочи о времену у ком се стварала и о професији којој припада.
Кључне речи: Пастеров завод, др Адолф Хемпт, архивска грађа и регистратурски материјал, архивска књига
Пастеров завод у Новом Саду основан је 1921. године, мада најстарији писани документ који се у регистратури налази потиче из 1922. године. Оснивач и први директор је био др Адолф Хемпт, чија се вакцина против беснила користила у већини европских земаља, све до средине осамдесетих година прошлог века. Пастеров завод је и национална референтна установа за беснило у Републици Србији и бави се превенцијом беснила људи и животиња, праћењем и контролом мера превенције. У сарадњи са Институтом за трансфузију крви Републике Србије производи хумани антирабијски имуноглобулин. Од оснивања па до данас завод је променио име више пута, али данашњи назив носи од 2006. године када је Извршно веће АПВ донело Одлуку о оснивању Завода за антирабичну заштиту – Пастеров завод.
Законом о културним добрима (Сл. гласник РС, бр. 71/94) прописане су обавезе архива и ималаца и стваралаца архивске грађе и регистратурског материјала и усмерене су на обезбеђење ефикасне заштите архивске грађе и регистратурског материјала ван архива. Такве обавезе условљавају веома тесну и интензивну сарадњу архива и ималаца архивске грађе која траје док се архивска грађа не преузме у архив на даљу заштиту, чување и коришћење.
Форме и начини остваривања те сарадње су веома разноврсни, посебно они који се обављају на непосредан начин. Један од таквих начина заштите архивске грађе и регистратурског материјала ван архива је и сређивање грађе од стране стручних архивских радника који у току сређивања непосредно едукују и пружају стручну помоћ архиварима у регистратури око свих нејасноћа приликом рада са грађом као и вођењем законом прописаних евиденција о њој.
Посао сређивања архивске грађе и регистратурског материјала обављен је у просторијама Завода за антирабичну заштиту – Пастеров завод, Нови Сад, Ул. Хајдук Вељкова, број 1. Сређивање је започето 16. Јануара 2019. и трајао је до 6. 3. 2019. године, а састојао се од следећих радних операција:
- идентификовање регистратурских јединица и исписивање утврђених података на њих;
- сређивање архивске грађе и регистратурског материјала по годинама, а унутар године по врстама;
- упис архивске грађе и регистратурског материјала у архивску књигу, као и исправка погрешно унетих података о архивским јединицама (количина, назив, распон настанка) у архивској књизи;
- ревизија укупне архивске грађе и регистратурског материјала који се налази на чувању у регистратури и враћање у поредак свих регистратурских јединица;
- сачињавање Записника о излучивању безвредног регистратурског материјала.
Архивска грађа и регистратурски материјал настао радом Завода за антирабичну заштиту – Пастеров завод био је смештен у орманима и полицама у пословним просторијама зграде регистратуре у Ул. Хајдук Вељковој бр. 1. Просторија намењена за чување најстарије архивске грађе и регистратурског материјала опремљена је полицама и услови за чување грађе у њој су задовољавајући. Међутим, остале просторије су канцеларије у којима раде запослени и као такве, иако су опремљене полицама, нису адекватне за чување архивске грађе и регистратурског материјала. Такав проблем смештаја је чест у регистратурама јер нема довољно простора за формирање архивских депоа.
На почетку сређивања приступило се идентификацији регистратурских јединица. За сваку регистратурску јединицу је утврђена провенијенција (припадност фонду), раздобље настанка докумената и врста регистратурског материјала који се налази у њој. Након идентификације, утврђени подаци су исписани на регистратурске јединице.
У току даљег сређивања утврђено је да има материјала из ранијих година који нису били уписани у архивску књигу, као и да се део материјала из ранијих година који је био погрешно нумерисан налазио ван прописаног поретка. Да би се уочене грешке исправиле, приступило се комплетној ревизији постојеће архивске књиге и ревизији целокупне архивске грађе и регистратурског материјала. Сва архивска грађа и регистратурски материјал сређени су по годинама, у оквиру године по врстама и сложени су у просторије намењене за чување архивске грађе на првом спрату.
Регистратура је имала устројену архивску књигу. Утврђено је да је дошло до кардиналних грешака при уносу података у архивску књигу од 2004. године па све до последњег записа. С обзиром на систематску грешку при вођењу ове прописане евиденције, морала се урадити комплетна исправка. Исправка архивске књиге је урађена од редног броја 613. до 1011, од 2004. до 2018. године.
Након ревизије и сређивања архивске грађе и регистратурског материјала приступило се обележавању регистратурских јединица. На сваку регистратурску јединицу је исписан назив ствараоца, назив врсте материјала одложеног у њу (класификациона ознака), време настанка тог материјала и редни број из архивске књиге. Сређене и обележене регистратурске јединице којима није истекао рок чувања су одложене у просторију намењену за чување архивске грађе на првом спрату зграде Завода. Регистратурске јединице којима је истекао рок чувања предложене су за излучивање, издвојене су и одложене у ходник пословне зграде Завода на првом спрату.
На основу члана 37. и 76. Закона о културним добрима (Службени гласник РС, бр. 71/94), у Заводу за антирабичну заштиту – Пастеров завод, извршено је излучивање безвредног регистратурског материјала којем су истекли рокови чувања. Излучивање је извршено на основу Листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања на коју је Архив Војводине дао Сагласност, бр. II 031.1-20/2-08 године.
Комисија за излучивање безвредног регистратурског материјала у саставу: председник мр сци. мед. Ненад Врањеш, члан Биљана Тишма и члан Александра Радић, извршила је преглед регистратурског материјала насталог радом Завода за антирабичну заштиту – Пастеров завод, Нови Сад и утврдила да постоји материјал којем су рокови чувања истекли и који се предлаже за излучивање. За излучивање се предлаже материјал који је настао од 2000. до 2013. год. у количини од 22 м.
Након излучивања у регистратури на даљем чувању остаје 93 метра архивске грађе и регистратурског материјала насталог од 1922. до 2018. године. Количина архивске грађе доспеле за преузимање, настала од 1922. до 1990. године износи 18,10 метара.
На пословима сређивања је радило четири радника Архива Војводине. Два архивска помоћника и двоје архивиста.
Укупно је сређено 115 м архивске грађе и регистратурског материјала насталог у периоду од 1922. до 2018. године, од којих је идентификовано и пописано 22 м безвредног регистратурског материјала одабраног за излучивање.
Стање архивске грађе и регистратурског материјала, пре, за време и након процеса сређивања је фотографисано и документовано. Део фотографске документације је уврштен у овај кратки приказ.
Ауторка је архивист на пословима заштите архивске грађе и регистратурског материјала ван архива